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郵件收發(fā)禮儀 |
用Email發(fā)送郵件的格式及應(yīng)注意的問題
①“TO”：即收信人。當(dāng)郵件需發(fā)送的人很多時(shí)，收件人只能寫一人，這個(gè)人是執(zhí)行人。
②“CC”：即抄送。抄送可以寫很多人。但是必須按照收信人的職位高低，以對(duì)方為尊的順序填寫。
③“BCC”：即密送。密送是指發(fā)送特殊文件時(shí)，采取的一種方式。比如說發(fā)一份報(bào)價(jià)單給客戶，那么這個(gè)客戶肯定不希望這份報(bào)價(jià)單還有別人知道，出于禮貌，我們可用密送的方式。即在“收信人”一欄里填寫客戶名，在“密送”一欄里填寫相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人。
④“主題”：一份郵件的中心思想。這個(gè)很重要。也許會(huì)因?yàn)槟愕泥]件主題不明顯，而導(dǎo)致郵件被收件人忽略。而且為了便于對(duì)方查找，主題一定要寫準(zhǔn)確。如果要發(fā)送的附件內(nèi)容很多，而且主題不一樣，那么就得分幾個(gè)郵件來發(fā)。
⑤“內(nèi)容”：寫內(nèi)容時(shí)，先要寫抬頭頭，收件人是誰，臺(tái)頭稱呼就寫誰。然后是主體內(nèi)容，要把附件所代表的內(nèi)容詳細(xì)的說明清楚。如果郵件發(fā)送后，附件內(nèi)容需要修改，在重新發(fā)送的時(shí)候，在“主題”一欄里，一定要在主題后面加上修改1（或者2、3等），是第幾次修改，就寫幾。而且修改的地方要標(biāo)識(shí)出來。而且在“主體內(nèi)容”中也要寫明，這樣避免收件人浪費(fèi)時(shí)間。最后是落款和日期，好讓收件人知道發(fā)件人是誰，便于回復(fù)和查詢。
轉(zhuǎn)發(fā)
轉(zhuǎn)發(fā)郵件時(shí)，一定要全郵件轉(zhuǎn)發(fā)，即對(duì)方的附件不能修改或者刪掉。格式和寫信一樣。
回復(fù)
有時(shí)候收到郵件需要回復(fù)�；貜�(fù)相對(duì)來說就簡單一點(diǎn)了。但要注意，不要一不小心把對(duì)方設(shè)置到垃圾郵件或者黑名單里去了。
寫郵件
寫郵件就像寫信一樣。以必要的禮貌，去向?qū)Ψ奖磉_(dá)自己的恭敬之意。其中的一個(gè)重要做法，就是要盡量多使用謙詞或敬語。郵件具備有幫助性的內(nèi)容和友善的語氣，通常是非常容易獲得客戶的重視和認(rèn)可的。
請?jiān)卩]件中注明公司名稱，使用恰當(dāng)?shù)姆Q呼語和較正式的語氣。例如：
致：××公司，尊敬的×小姐：
明確的主題
要有明確的主題，郵件內(nèi)容要簡潔明了、針對(duì)性強(qiáng)。使用簡單易懂的主題以準(zhǔn)確傳達(dá)電子郵件的要點(diǎn)，無主題或者是主題說明不清楚的，很有可能被反垃圾郵件程序過濾掉，就是正常收到，日后檢索或是導(dǎo)入其他郵件管理工具也將造成很多不必要的麻煩，這點(diǎn)非常重要！主題要求簡明扼要，字?jǐn)?shù)控制在30個(gè)漢字以內(nèi)。盡可能避免出現(xiàn)類似“RE:RE:RE:FW:FW:XXXXXX”的多重標(biāo)簽字樣。
郵件內(nèi)容要求語言簡潔，讓客戶能在最短的時(shí)間內(nèi)了解到郵件的主旨，以便客戶節(jié)省時(shí)間，提高工作效率。如果郵件過于冗長，且語句羅嗦，客戶一般不太愿意仔細(xì)閱讀，更不容易引起重視。
如果是在郵件中拒絕客戶的某些要求，建議盡量避免用一些簡短生硬的語句，一定要語氣委婉并講明原因，最好能站在客戶立場上去考慮且說明。給客戶建議要盡量簡明扼要，并說明此建議的優(yōu)點(diǎn)及建議原因。
使用方便閱讀的字型
在商業(yè)書信中最好避免使用復(fù)雜且具裝飾效果的風(fēng)格。同時(shí)也要注意郵件整體字體和風(fēng)格的統(tǒng)一，有時(shí)我們從模板信中拷貝一段，從某一文檔中拷貝一段，可能字體、字號(hào)、段落格式都不一致，這時(shí)需要統(tǒng)一修改一下，以保持風(fēng)格的一致和版面的美觀。
正確的運(yùn)用標(biāo)點(diǎn)
一定要正確運(yùn)用標(biāo)點(diǎn)，慎重使用問號(hào)、感嘆號(hào)等表達(dá)強(qiáng)烈感情的標(biāo)點(diǎn)，不能讓人產(chǎn)生歧義和誤解。
選擇合適的標(biāo)注顏色
如果有重要事項(xiàng)需要提醒客戶注意，請盡量選擇醒目且平和的顏色，比如藍(lán)色、草綠色或者深灰色等等。注意不要選擇用鮮紅色標(biāo)注，用鮮紅色標(biāo)注會(huì)給人以不禮貌的感覺。
落款要清楚
落款不清楚，不說明自己是誰比較容易引起客戶的反感。請統(tǒng)一使用電子郵件簽名或電子名片提供完整的聯(lián)絡(luò)信息，包括公司名稱、電話號(hào)碼、郵箱和辦公地址。
檢查
將郵件發(fā)送之前，務(wù)必仔細(xì)閱讀一遍，或者使用拼字檢查，以檢查是否有文法錯(cuò)誤或其它問題。
鼓勵(lì)聯(lián)系
郵件的結(jié)尾最好鼓勵(lì)客戶進(jìn)一步和自己取得聯(lián)系。這是一個(gè)和對(duì)方建立良好關(guān)系的重要提醒。 比如：如有任何問題或需要幫助，歡迎隨時(shí)與我聯(lián)系。
禁忌
信中最好避免玩笑、隨意的評(píng)論和俚語等，以避免引起誤會(huì)。畢竟是和客戶之間商業(yè)來往的信函。
及時(shí)回復(fù)
當(dāng)收到客戶的來信，即使無法就信件內(nèi)容馬上做出處理，也請立刻做出回復(fù)，以表示對(duì)其相關(guān)事宜的關(guān)注和重視。請?jiān)?24 小時(shí)內(nèi)告知對(duì)方已經(jīng)收到信件，告知：已經(jīng)處理、正在處理、由于某原因稍后盡快處理或者與其取得聯(lián)系，稍后會(huì)幫他處理或者和他取得聯(lián)系。
如果對(duì)重要的復(fù)信耽擱了，應(yīng)寫清原因，以致歉意。
回復(fù)郵件時(shí)，一般應(yīng)將客戶上一次的來信附在后面，以便讓客戶了解自己上次的需求，及讓其能看到我們針對(duì)性的答復(fù)。
如果直接新開郵件或回復(fù)時(shí)未附上客戶來信，客戶自己可能會(huì)忘記上次的要求和想法，引起溝通不暢。一般只附帶客戶上一次的來信，而不宜附帶所有往來回復(fù)，否則郵件大小、頁面美觀、甚至內(nèi)容等都會(huì)受影響。
盡可能不采用HTML格式撰寫郵件
有些時(shí)候HTML的豐富的表現(xiàn)方式也很有用處，但如果文本能解決問題的，不要用HTML格式畫蛇添足，因?yàn)檫@個(gè)格式最有可能附帶病毒。
附件
如果郵件帶有附件的話，附件體積盡可能限制在1M以內(nèi)，大體積的附件盡管公司的郵件服務(wù)器支持，對(duì)方卻不一定支持。附件中的文件盡可能使用英文命名，并在正文中說明附件的文件格式。附件最好都打一下包，因?yàn)槟承┼]件收發(fā)程序和防火墻、病毒監(jiān)控軟件甚至你的郵件服務(wù)器都會(huì)拒收帶有可能包含破壞性代碼的exe，doc，jpg，js，scr等等格式的附件，或者在沒通知用戶的情況下將有關(guān)的附件剔除掉。
最穩(wěn)妥的方式是，發(fā)送了帶附件的重要郵件后，過段時(shí)間再和客戶確認(rèn)一下，看他是否收到。 |
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